Контроль времени вместе с Toggl

Привет! Сегодня поделюсь с вами техникой, которая поможет повысить продуктивность и использовать внимание и энергию с большей отдачей. Я говорю о практике учета времени.

Проверил это на себе. Успеваешь намного больше, когда начинаешь отслеживать, на что уходит время. Это один из инструментов, сильнее всего повлиявших на мою продуктивность. Попробуйте фиксировать свое время в течение недели. Результаты могут вас удивить.

Прежде всего, вам нужно приложение для контроля времени.

Удобный инструмент обнаружен в процессе запуска агенства по разработке сайтов. Передо мной стояла задача — найти способ учитывать рабочее время нескольких человек. Для контроля времени я решил использовать сервис Toggl. И это лучшее, что я встречал из подобных программ за последний год.

Знакомство с Toggl

Самый главный элемент интерфейса — это таймер, который вы запускаете для учета какой-либо деятельности. По завершении временного интервала создается запись и сохраняется в статистику.

Здесь же вы можете найти информацию о последних записях и посмотреть на Timeline. Это график, показывающий, как вы распределяли время в течение дня.

Для каждой записи может быть назначен проект (или активность), тэг или клиент. Все это нужно для удобной работы со статистикой. Например, чтобы узнать, сколько за последнюю неделю вы работали над каким-нибудь проектом.

Проекты и Активности

Проекты — первое, что следует создать после регистрации в сервисе (базовый доступ, кстати, бесплатен). Проекты в Toggl — это категории, которые назначаются вами для временных сессий. С рабочими проектами все понятно — создаем по категории для каждого из них. Но как быть с личными делами? Как их структурировать?

Контроль личного времени я отделяю от отслеживания рабочего времени. Для этого в Toggl есть Workspaces, позволяющие разделять между собой временные записи и проекты. Я просто переключаюсь между Workspaces, когда перехожу к личным делами, а затем возвращаюсь к рабочим.

Предлагаю для каждого вида деятельности (активности) завести отдельный проект. Смотрите, как это сделал я.

Как правило, большинство задач попадает в одну из этих категорий. Когда все это закончится, очевидно, появятся новые активности. Для каждой из них создам по «проекту».

Вы можете ограничиться контролем только рабочего времени, но если перед вами стоит задача повышения продуктивности, будет полезно знать, как вы вообще используете свое время. Может есть более удачный и рациональный способ? Взгляните на отчеты.

Отчеты

Отчеты в Toggl — это потрясающая функция. На самом деле, самое важное в приложении для контроля времени — это возможность быстро получить подробную статистику в удобном виде. Сервис позволяет скачивать отчеты в виде PDF файлов, содержащих информацию о записанных временных сессиях с графиками и диаграммами. Если экспорт данных не требуется, всю необходимую информацию об учтенном времени вы найдете в веб-версии сервиса.

Вот вам реальный кейс применения. В ходе работы на фрилансе мне однажды пришлось подтверждать перед заказчиком объем затраченного времени на проект. К тому моменту все рабочее время я уже контролировал с помощью Toggl. Благодаря этому смог получить и отправить клиенту подробный отчет в виде PDF-файла. Свои деньги я получил в полном объеме.

Мой опыт использования Toggl

С самого начала я использовал Toggl для учета времени внутри команды. Мы создали отдельное Workspace и необходимые проекты внутри него.

Мы могли наблюдать, кто сколько времени затрачивает на какой-либо проект, а также на конкретные задачи по нему.

Кроме того, был создан отдельный проект «Education», где мы фиксировали время, уходящее на Research, обучение и изучение новой информации в профессиональной сфере.

Все это наглядно отражало динамику и показывало сильные и слабые стороны членов команды. Помогало определить, насколько легко даются задачи каждому участнику, и в соответствии с этим корректировать рабочий процесс.

Но и для личного контроля времени Toggl неплох. Регулярно пользуюсь. Это повышает мою продуктивность и помогает эффективнее распределять ресурсы.

Нравится кроссплатформенность и простота интерфейса. Toggl может работать в виде приложения для компьютера, телефона, либо запускаться в веб-версии через браузер. В общем, контроль времени всегда под рукой.

Бесплатной версии хватает с головой. О подписке стоит думать в том случае, если вы организуете командную работу и вам нужно расширить доступные возможности, например, убрать ограничение до 5 человек в размере команды на одно Workspace.

Сложности использвания

Сложно было понять, как организовать контроль личного времени. С временем рабочим все было сразу понятно. Но как разделить личное время на категории и с помощью какой сущности?

В голове висела концепция «проекта». Это что-то конечное. Т.е. проект можно закончить. Как я уже говорил выше, Projects — категории для временных записей. Вот и возникал диссонанс, ведь как я могу создать проект «Отдых», если это просто активность, а не что-то конечное.

В итоге избавился от условностей и придумал для удобства правило. Projects внутри Business Workspace — это часто что-то конечное, отражающее реальный проект. А вот большая часть Projects внутри Personal Workspace — это активности, не имеющие точки завершения. Просто определенные виды деятельности. После этого дело пошло.

Toggl — это больше инструмент для отслеживания рабочего времени, чем личного. Хотя, как я показал на своем примере, его можно использовать одинаково успешно для обеих задач.

Итог

Благодаря Toggl я могу фиксировать, на что трачу свое время. После этого корректирую рабочий процесс, чтобы повысить свою продуктивность. Как итог, у меня получается направить больше времени на деятельность, ведущую к ощутимым результатам и сократить неплодотворные действия.

Не скажу, что использую Toggl для контроля личного времени каждый день. Делаю это только периодически в течение одной недели. Помогает повысить дисциплину. На самом деле, контролировать каждый свой шаг — то еще развлечение.

Но вот рабочая деятельность всегда находится под учетом Toggl. Даже в том случае, когда использую приложение для контроля времени от Upwork.

Буду и дальше продолжать использовать этот чудесный сервис. В моем рабочем процессе он отлично себя показал.

Рекомендую попробовать Toggl тем, кто задается вопросом контроля времени, кто хочет повысить свою продуктивность и наконец-то увидеть, на что уходят ценные минуты жизни.

Сервис не подойдет вам, если вы не любите контроль, живете стихийно, по ощущениям, а свои следующие шаги не привыкли фиксировать и планировать, рассчитывать необходимое для них время.

А вы пробовали Toggl? Что вам больше всего понравилось / не понравилось? Используете ли его в команде? А, может быть, знаете какие-нибудь альтернативные программы для контроля времени?