Продолжаем тему продуктивности. Сегодня расскажу про блочное планирование. Этот метод организации рабочего дня является одним из моих любимых. Благодаря ему можно гибко и рационально организовать свой день.

Как я пришел к блочному планированию

Друзья, я перепробовал около десятка разных способов планирования рабочего дня. Начиная от строгих расписаний в календаре, привязанных ко времени, и заканчивая полной свободой и работой только по настроению.

Когда все жестко определено, получается делать больше, но вместе с тем высок уровень стресса (я слишком сильно винил себя, когда отклонялся от первоначального плана).

Если допустить полную свободу, то стресс и усталость от высокой загруженности удается снизить. Но вместе с тем возникает стресс и позывы к самобичеванию от того, что делается мало и проекты продвигаются медленно.

Мне нужно что-то среднее. Я хочу работать в день по 6 часов и не испытывать стресс из-за большой нагрузки или же излишней свободы. Раз я работаю по 6 часов, меньше, чем большинство людей, мне нужно рационально организовать рабочий процесс, чтобы успевать делать как минимум столько же.

Достигается это при помощи блочного планирования.

Что представляет из себя блочное планирование

Суть метода заключается в разделении дня на блоки и объединении похожих дел в один блок. Например, задачи, связанные с коммуникацией: электронная почта, звонки, общение в мессенджерах и т.д.

Чем меньше переключений, тем проще сфокусироваться на задачах одного типа, войти в состояние потока. Время летит незаметно, все вокруг теряет значение кроме деятельности, в которую глубоко погружен из-за отсутствия отвлечений.

Покажу примеры таких блоков из своего календаря.

Miracle Morning

Блочное планирование 1

Это блок утренних ритуалов. Ежедневные привычки, которые помогают проснуться и осознанно начать новый день.

Вдохновляющие идеи о том, чем наполнить утренний блок, можно почерпнуть в замечательной книге — «Магия утра», написанной Хэлом Элродом.

Focus

Блочное планирование 2

Пока мозг ничем не загружен и свеж, хорошей идеей будет заняться тем, что требует самой высокой концентрации и имеет высокую отдачу. Дела высокой значимости.

В рамках этого блока я занимаюсь своими проектами. Думаю о стратегии, провожу мозговые штурмы, фиксирую идеи.

Communication

Коммуникация

Блок предназначен для делового общения.

Я стараюсь соединять в рамках одного блока несколько похожих задач. Блок для коммуникации — хороший пример. Сюда входят:

  • звонки с текущими клиентами
  • переписка с текущими клиентами
  • переписка с потенциальными клиентами, продажа услуг
  • поиск новый проектов на Upwork и отправка Cover Letters

Active Tasks

Блочное планирование 3

Рабочие задачи группируются здесь. Действия, не требующие повышенной концентрации, внимания и необходимые для постепенного продвижения проектов.

Иногда сюда попадают рутинные задачи, которые охотно объединяются друг с другом.

Buffer

Блочное планирование 4

Резервный блок для дел, которые неожиданно появились, либо что-то перенеслось. Например, звонок клиенту из блока коммуникации.

Буфер помогает сгладить просчеты в оценке затрачиваемого времени на задачи. Особенно часто это бывает в самом начале пути к повышению продуктивности, когда опыта в контроле за временем еще не так много.

Если пожары потушены и нет каких-либо форс-мажоров, то резервный блок превращается в блок для текущих задач (блок Active Tasks).

Miracle Evening

Блочное планирование 5

Чтобы хорошо высыпаться, перед сном нужно выполнять некоторые ритуалы. Примерно за 3 часа до сна я заканчиваю заниматься работой и личными проектам, перестаю кушать, постепенно «затормаживаюсь».

Чтение книг, йога, медитация, прослушивание спокойной музыки, просмотр фильмов, планирование завтрашнего дня, ведение дневника, время с девушкой и прогулка перед сном — вот типичные занятия, которые наполняют мой вечерний блок.

Самое важное здесь — это не есть на ночь и отказаться от гаджетов за час до сна, успокоить нервную систему. В общем, правильно подготовиться ко сну. Тогда получится хорошо выспаться и быть продуктивным на следующий день.

Биологический пик

Блочное планирование в Google Calendar
Блочное планирование в Google Calendar

В своей книге «Мой продуктивный год» Крис Бэйли рассказывает о концепции биологического пика. Это время в течение дня, когда вы наиболее трудоспособны, сконцентрированы и продуктивны.

Для всех людей конкретные границы начала и окончания биологического пика индивидуальны. Но вы можете их определить. Крис рекомендует в течение нескольких недель замерять свой уровень энергии, отказавшись от стимулирующих веществ (алкоголь, кофе и т.д.)

Делается это просто. Создайте таблицу в Excel или Google Sheets, а затем фиксируйте каждый час в течение недели, какой у вас уровень энергии от 1 до 5 (при желании можете взять шкалу от 1 до 10).

В результате вы сможете выявить как минимум 2 пика уровня своей энергии на протяжении дня. Это и есть ваши биологические пики.

Вы увидите закономерность и поймете, какое время в течение дня наиболее ценно с точки зрения продуктивности. Это время стоит оберегать и охранять.

После определения границ самого сильного энергетического пика, запланируйте сюда блок Focus. Так вы сможете сделать больше значимых дел за меньшее время.

Google Calendar

Друзья, для внедрения блочного планирования вам поможет Google Calendar. С ним, похоже, знакомы все. Но если потребуется, сделаю обзор. Просто сообщите об этом в комментариях.

Определите блоки на протяжении дня и оставьте между ними достаточно пространства, чтобы добавить в расписание гибкость.

Корректируйте в течение первой недели-двух свое расписание (в Google Calendar это делается несколькими кликами). Невозможно сразу построить то, что будет идеально работать. Как минимум, вам потребуется «поймать» свой биологический пик.

Настройте синхронизацию между устройствами и старайтесь заниматься деятельностью, которая соответствует текущему блоку в календаре.

Заключение

Блочное планирование — жемчужина в списке способов организации рабочего дня, которую я так долго искал. Этот метод одновременно совмещает гибкость и достаточный объем строгости.

Блочное планирование стоит попробовать творческим личностям, фрилансерам, а также всем тем, кто хочет добавить гибкости и свободы в свой рабочий день. Интересные выгоды найдут для себя те, кто стремится повысить продуктивность и успевать делать больше (писал выше о биологическом пике).

А вы применяли блочное планирование? Расскажите о своем опыте в комментариях.